GTD
📥 GTD (Getting Things Done): La Guía Completa
¿Sientes que tu cabeza está llena de pendientes? ¿Te despiertas a las 3am recordando algo que olvidaste? GTD puede liberarte de esa carga mental.
¿Qué es GTD?
Getting Things Done es un sistema de productividad creado por David Allen en 2001. Su premisa central es que tu mente está hecha para tener ideas, no para almacenarlas.
El objetivo: Sacar todo de tu cabeza a un sistema confiable para que puedas enfocarte en hacer, no en recordar.
Los 5 Pasos del Sistema GTD
1. 📥 Capturar
Recolecta todo lo que tiene tu atención en bandejas de entrada.
Todo significa TODO: ideas, tareas, proyectos, preocupaciones, cosas que quieres comprar, lugares que quieres visitar…
Herramientas de captura:
- Una app de notas (Notion, Apple Notes, Todoist)
- Una libreta física
- Una carpeta de emails
- Una bandeja física en tu escritorio
La regla: Si algo cruza tu mente más de una vez, captúralo.
2. 🤔 Clarificar
Para cada cosa capturada, pregúntate: ¿Qué es esto?
El diagrama de decisión:
¿Es accionable?
├── NO → Eliminar / Archivar / Lista "Algún día"
└── SÍ → ¿Cuál es la siguiente acción?
├── ¿Toma menos de 2 minutos? → HAZLO AHORA
├── ¿Debe hacerlo alguien más? → DELEGAR
└── ¿Toma más de 2 minutos? → DIFERIR (agendar)3. 🗂️ Organizar
Coloca cada cosa clarificada en el lugar correcto:
| Categoría | Qué contiene |
|---|---|
| Proyectos | Cualquier cosa con 2+ pasos |
| Siguientes Acciones | Tareas concretas por contexto |
| Esperando | Cosas delegadas o en espera |
| Calendario | Solo citas y deadlines duros |
| Algún día/Quizás | Ideas para el futuro |
| Referencia | Información para consultar |
4. 🔍 Reflexionar
Revisión semanal (el hábito más importante):
- Vacía todas las bandejas de entrada
- Revisa tu calendario (pasado y futuro)
- Revisa todas tus listas de proyectos
- Limpia y actualiza listas de acciones
- Identifica qué es importante esta semana
Tiempo recomendado: 30-60 minutos cada semana, idealmente viernes o domingo.
5. ⚡ Ejecutar
Cuando es hora de trabajar, elige qué hacer basándote en:
- Contexto: ¿Dónde estás? ¿Qué herramientas tienes?
- Tiempo disponible: ¿Cuántos minutos tienes?
- Energía: ¿Cómo te sientes?
- Prioridad: ¿Qué es más importante?
Listas por Contexto
Una de las ideas más poderosas de GTD es organizar acciones por dónde las puedes hacer:
- @Computadora — Cosas que requieren la laptop
- @Teléfono — Llamadas por hacer
- @Casa — Tareas domésticas
- @Oficina — Trabajo presencial
- @Errands — Cosas fuera de casa
- @Esperando — Cosas que dependen de otros
Cuando estás en la fila del banco, revisas @Teléfono y haces 3 llamadas pendientes.
La Regla de los 2 Minutos
Si una tarea toma menos de 2 minutos, hazla inmediatamente. El tiempo que tomaría organizarla y revisarla después es mayor que simplemente hacerla ahora.
Ejemplos:
- Responder un email corto
- Archivar un documento
- Hacer una pregunta rápida
Por qué GTD funciona
1. Mente como agua
David Allen usa esta metáfora zen: el agua responde apropiadamente a cada estímulo y luego vuelve a la calma. GTD te da esa claridad mental.
2. Próxima acción concreta
“Organizar viaje” es abrumador. “Buscar vuelos a Cancún en Google Flights” es ejecutable.
3. Nada se escapa
Con un sistema confiable, tu mente deja de preocuparse por olvidar cosas.
4. Revisión constante
La revisión semanal mantiene el sistema vivo y relevante.
Errores comunes
❌ Capturar pero no procesar
Las bandejas de entrada crecen infinitamente. Solución: Procesa diariamente.
❌ Proyectos sin siguiente acción
“Renovar pasaporte” sin acción siguiente = estancado. Siempre define el próximo paso.
❌ Saltarse la revisión semanal
Sin revisión, el sistema colapsa en semanas. Es el hábito más crítico.
❌ Sistema demasiado complejo
Empieza simple. Puedes sofisticar después.
Herramientas recomendadas
Apps diseñadas para GTD:
- Todoist — Popular y flexible
- Things 3 — Elegante para Apple
- OmniFocus — El más completo para GTD puro
- Notion — Personalizable infinitamente
Lo básico que funciona:
- Papel y carpetas
- Apple Notes + Reminders
- Google Keep + Calendar
GTD en 15 minutos diarios
No necesitas horas. Una rutina mínima:
Mañana (5 min):
- Revisa calendario del día
- Elige las 3 tareas más importantes
Noche (5 min):
- Procesa bandeja de entrada
- Captura lo que quedó en tu mente
Viernes (30 min):
- Revisión semanal completa
Combinar con otros métodos
GTD se complementa con:
- Pomodoro: Ejecuta tus siguientes acciones en pomodoros
- Time Blocking: Bloquea tiempo para proyectos importantes
- Eat That Frog: Tu “rana” es tu siguiente acción más importante
Recursos para profundizar
📚 El libro esencial:
“Getting Things Done” de David Allen → Ver en Amazon
🎥 Videos recomendados:
- “GTD in 15 Minutes” — Simplistico
- David Allen explicando GTD en Google
📖 Artículos relacionados:
Empieza hoy
No necesitas implementar todo GTD de golpe. Empieza con esto:
- Consigue una bandeja de entrada (app o física)
- Vacía tu mente ahí durante 15 minutos
- Procesa 5 items con el diagrama de decisión
- Repite mañana
En una semana, sentirás la diferencia.